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2020.02
這場疫情對辦公理念會產(chǎn)生什么影響？
新型冠狀病毒的疫情爆發(fā)，阻礙了正常的生活生產(chǎn)，最高峰時期，保守估計約有兩億人以各種形式遠(yuǎn)程辦公。
上海楷林研究院一直致力于新型辦公模式及其空間需求的研究，面對疫情期的遠(yuǎn)程辦公討論，我們的思考回到原點(diǎn)：
1.“在家辦公”會不會從此成為潮流？
2.這場疫情對辦公理念會產(chǎn)生什么影響？
3.未來的辦公模式將如何演變？
4.楷林能為新型辦公做點(diǎn)什么？
這場疫情對辦公理念會產(chǎn)生什么影響？
研究：新型辦公模式研究組
執(zhí)筆：盛大米、Hank
新型冠狀病毒雖來勢洶洶，但今日之中國完全有能力控制這場疫情，戰(zhàn)勝病毒。如同每一次社會總動員，都會留下社會思維的痕跡，這場“戰(zhàn)疫”一定程度上會影響社會觀念，影響到我們每一個人的生活觀。
疫情無形但殘酷，讓人感受到生命的脆弱，感受到親情和友情的重要，感受到安全安心是如此珍貴。當(dāng)疫情過去，定會有更多的人開始思考生活的意義。“追求真實(shí)的美好”應(yīng)該成為生命的主題。
社會運(yùn)作猛地踩下“離合器“，并不一定會減速，相反則會獲得更強(qiáng)勁、更健康的后續(xù)動力。在可預(yù)見的將來，消費(fèi)主義仍將是如今商業(yè)社會的主旋律，但是近年來愈發(fā)彌漫的浮華潮流應(yīng)會有所收斂。浮華主義映射在地產(chǎn)領(lǐng)域，就是各類裝腔作勢、品質(zhì)低劣的文旅項(xiàng)目、假豪宅、網(wǎng)紅地……品質(zhì)優(yōu)良、務(wù)實(shí)高效、與人友好的空間產(chǎn)品將逐步走到市場的中央。
品質(zhì)優(yōu)良、務(wù)實(shí)高效、與人友好的空間產(chǎn)品將逐步走到市場中央
什么促成美好辦公體驗(yàn)？
疫情過后，人們對于“美好生活的向往“將比之前更為強(qiáng)烈，對于辦公體驗(yàn)的追求，也會傾向于追隨內(nèi)心：更務(wù)實(shí)、更舒適、更愉悅，愿以勞動換取合理回報。從供給端來說，“提供美好辦公體驗(yàn)”的供應(yīng)商，將會贏得更加旺盛的市場需求。
什么促成“美好辦公體驗(yàn)”呢？總結(jié)起來是兩點(diǎn)基礎(chǔ)：可控自律之下的身心自由；和諧社交基礎(chǔ)上的團(tuán)隊(duì)協(xié)同。
第一點(diǎn)，可控自律之下的身心自由。很多人愿意花費(fèi)一定的時間與成本，為的是在自習(xí)室學(xué)習(xí)、在圖書館看書、在健身房鍛煉……工作更是如此，一樣打開電腦，往往在辦公室的儀式感更強(qiáng)一點(diǎn)，工作效率也更高。這是因?yàn)楹线m的環(huán)境會加強(qiáng)自律，以便人們更快更好地進(jìn)入高效狀態(tài)。沒有人會愿意被人隨時監(jiān)控，但自律又是極難的，不想被人管而自己又管不了，怎么辦？進(jìn)入可控自律的環(huán)境恰是平常人贏得自律的捷徑。自律會帶來身心自由，此謂美好。此外，高效投入帶來的成果可鑒，讓人獲得性價比更高的物質(zhì)、精神或時間回報，這更是美好生活的重要部分。
第二點(diǎn)，和諧社交基礎(chǔ)上的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。絕大數(shù)工作都需要人與人的協(xié)作。沒有彼此的了解、互信、互諒，是不可能達(dá)成有效協(xié)作的。和諧的人際關(guān)系促使彼此工作技能充分發(fā)揮與融合，工作才更高效，過程也趨于美好。企業(yè)為了營造良好的人際關(guān)系，花費(fèi)大量的人力物力：過去和現(xiàn)在是，將來也會是這樣，不管技術(shù)如何發(fā)展。
和諧社交基礎(chǔ)上的團(tuán)隊(duì)協(xié)同是“美好辦公體驗(yàn)”的重要部分
賦能：企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)型
管理講究“以人為本”，有很多種解讀。疫情使人們開始重新思考工作的意義，讓企業(yè)管理也由此關(guān)注：如何讓人的價值充分發(fā)揮。
“賦能”一詞，近些年來成為熱詞，幾乎任何一家優(yōu)秀的企業(yè)，任何一個面向未來的企業(yè)家都會提及它。賦能，最早是心理學(xué)中的一個名詞，旨在通過言行、態(tài)度、環(huán)境的改變給予他人正能量，后來被廣泛應(yīng)用于商業(yè)和管理學(xué)，管理者通過對他人賦能，調(diào)動他們主觀能動性和創(chuàng)造性，最大限度發(fā)揮才智和潛能。
經(jīng)典管理學(xué)四要素（計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制）要求管理者同時勝任三個角色，即決策角色、信息角色、人際角色。企業(yè)管理核心解決是四大關(guān)系：個人與目標(biāo)的關(guān)系、個人與組織的關(guān)系、組織與環(huán)境的關(guān)系、組織與變化的關(guān)系。
現(xiàn)今面對的難題在于這四個關(guān)系發(fā)生了變化：組織目標(biāo)必須涵蓋個人目標(biāo)，否則個人與組織弱關(guān)聯(lián)甚至不發(fā)生關(guān)聯(lián)；優(yōu)秀組織需要依靠強(qiáng)大個體推動，個人與組織的關(guān)系也變了；組織環(huán)境不確定，變化幾乎不可預(yù)測。這四對關(guān)系都變了，“這個時代已經(jīng)從復(fù)雜變得超級復(fù)雜” （《賦能：打造應(yīng)對不確定性的敏捷團(tuán)隊(duì)》）。為了應(yīng)對“易變性、不確定性、復(fù)雜性和模糊性”的內(nèi)外部環(huán)境，管理“賦能”才會如此重要，甚至不可或缺。
由于預(yù)測以及精準(zhǔn)規(guī)劃幾乎成為不可能，運(yùn)營的關(guān)鍵已從“控制-命令式”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;賦能-分布式”。員工以顧客為本、管理者以員工為本、領(lǐng)導(dǎo)者以管理者為本，唯有如此才能在新商業(yè)生態(tài)下取得成功。
通過“賦能”管理充分發(fā)揮人的價值
以楷林轉(zhuǎn)型為例
從重資產(chǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)?/font>“輕重并舉”的經(jīng)營轉(zhuǎn)型中，楷林最能感受到敏捷式組織與賦能式管理的必要性。在重資產(chǎn)地產(chǎn)開發(fā)過程中，資金、市場、進(jìn)度、供應(yīng)商是可以預(yù)測或不會有較大變化，所以可以在全景計劃下，分解每一個經(jīng)營工作，并輔以考核指標(biāo)。在輕資產(chǎn)運(yùn)營模式中，一切都發(fā)生了變化。
首先，客戶的需求不確定，不僅事前難預(yù)測，在過程中也會有反復(fù)，合作關(guān)系要求運(yùn)營團(tuán)隊(duì)以前所未有的速度快速、精準(zhǔn)反應(yīng)；其次，組織關(guān)系不確定，由于客戶的資本屬性、資金實(shí)力、開發(fā)訴求等不盡相同，對于服務(wù)的側(cè)重點(diǎn)、團(tuán)隊(duì)架構(gòu)、決策模式等都不同，這也就決定了很難以一成不變的組織架構(gòu)應(yīng)對所有的服務(wù)需求；最后，競合關(guān)系不確定，工程建設(shè)的過程是資源整合的過程，運(yùn)營團(tuán)隊(duì)作為資源整合的操盤手，同時也是被整合的一方，如何借他山之石又體現(xiàn)出自身價值，是需要在過程中不斷展示和證明的。
楷林在實(shí)踐中逐步探索敏捷性組織的運(yùn)作模式。在面對市場新的機(jī)遇、業(yè)主新的需求、客戶新的需求時，經(jīng)常需要聯(lián)合置業(yè)、運(yùn)營、物業(yè)公司及研究院、O+事業(yè)部的多條線員工，形成臨時專項(xiàng)小組。本課題小組也不例外，是平臺賦能、多方協(xié)作的結(jié)果。如何讓團(tuán)隊(duì)打破組織壁壘、高效完成工作，是新辦公模式下的管理重點(diǎn)。楷林實(shí)踐有以下要點(diǎn)：
1.明確團(tuán)隊(duì)的SMART目標(biāo)（Specific、Measurable、Attainable、Relevant、Time-Bound）。團(tuán)隊(duì)成員開展工作前充分溝通，讓每個人明確自己的角色、任務(wù)和時限。同時讓每位成員清晰承諾自己的工作目標(biāo)，這是內(nèi)驅(qū)力的開端。
2.加強(qiáng)溝通效率。會議或者討論開始前，發(fā)送電子版會議材料，告知本次會議討論主題和目的；會議和討論中有一個主持人，進(jìn)行話題控制和時間控制；會議結(jié)束后，形成會議決議或會議紀(jì)要，需要完成的事情，形成工作銷項(xiàng)，跟蹤推進(jìn)落實(shí)。
3.完善考核制度，加強(qiáng)銷項(xiàng)管理。銷項(xiàng)管理既是跟蹤進(jìn)度，又是加強(qiáng)信息溝通，在過程中發(fā)現(xiàn)進(jìn)展困難的，及時調(diào)配資源支持，以便成員在手任務(wù)快速推進(jìn)、不至延滯。工作例會仍然是需要的：較為正式的匯報，是保持工作狀態(tài)與團(tuán)隊(duì)氛圍的有效手段。
4.云辦公網(wǎng)盤。得益于楷林已實(shí)施的云辦公系統(tǒng)，所有成員可以隨時隨地登錄云桌面，在同一個網(wǎng)盤下工作。云辦公系統(tǒng)讓分布于各地同事間的工作文件實(shí)時保持同步和一致，不需要頻繁地開會溝通。此外，內(nèi)部網(wǎng)盤利于信息安全。
無邊界協(xié)作應(yīng)該是未來工作團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)技能，深深植入到未來的辦公文化中。雖然遠(yuǎn)程辦公并不能完全取代現(xiàn)場辦公，但通過不斷優(yōu)化工作方式及協(xié)作工具，完全可以滿足許多團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程高效率完成工作的需要。
專注寫字樓的楷林正在賦能敏捷組織，創(chuàng)新管理模式，為中國的美好商務(wù)空間發(fā)展貢獻(xiàn)自身力量。面向未來，有更多的企業(yè)需要轉(zhuǎn)變自身經(jīng)營模式，以應(yīng)對日益復(fù)雜且變化迅速的商業(yè)環(huán)境。
走出“深井”的新型辦公理念
未來的辦公模式，將著力打破中心式組織所營造的“深井效應(yīng)”。所謂深井效應(yīng)，就是伴隨層級加深，層級越低的員工對于任務(wù)的全貌了解越少，在井底往上看只看到很少的天空。組織層級越多，則“井”越深，越不利于信息的溝通，各具才能的員工就沒有辦法自發(fā)組織起來高效地解決問題。無邊界辦公的管理模式有以下特質(zhì)：
打破“深井效應(yīng)”是未來辦公模式發(fā)展的重要方向
1.無邊界辦公的組織類型兼具矩陣型與虛擬結(jié)構(gòu)型組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。強(qiáng)化組織知識管理，人員配置有較大靈活性，項(xiàng)目人員流動不影響知識連貫性。
2.強(qiáng)調(diào)員工的自組織協(xié)同。在遇到問題時，當(dāng)事人要帶著解決方案在內(nèi)部發(fā)起會議，易于溝通協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢，快速解決問題。
3.強(qiáng)調(diào)聚焦成果導(dǎo)向，機(jī)會捕捉更強(qiáng)。充分調(diào)集整合資源迅速向市場提供產(chǎn)品和服務(wù)，聚焦可產(chǎn)生效益的項(xiàng)目，充分使用資源。
4.功能型組織、委員會組織、項(xiàng)目型組織三角結(jié)合平衡。功能型組織提供較強(qiáng)的支持服務(wù)，委員會組織提供重大事項(xiàng)決策，項(xiàng)目型組織執(zhí)行，并被授權(quán)靈活決策。組織從決策、賦能到執(zhí)行，形成組織運(yùn)行“鐵三角”。
這些管理理念催生了未來的辦公模式。
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